Fehler bei Prozessanalyse – was ist das Problem?

Prozesse analysieren (oft nur zu visualisieren) ist eine komplexe Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Nicht selten versuchen ausgewählte Führungskräfte in einem Projekt End-to-End-Prozesse zu analysieren. Das Problem ist, dass sie nicht wissen, worauf sie achten müssen und verursachen damit Mehraufwand und Mehrkosten, aber leider auch Fehler.

Wird das „Projekt – Prozessoptimierung“ mit eigenen Führungskräften angegangen, kann man in der Praxis oft 2 Wege der Vorgehensweise feststellen.
Der eine Weg wird durch die IT vorgegeben. Oft werden IT-Abteilungen damit beauftragt, Marktanalysen zu Prozessoptimierungstools durchzuführen und so ein Tool auszuwählen und den Beschaffungsprozess auszulösen. Leider legt ein IT-Fachmann Auswahlkriterien für eine Softwareinvestition zugrunde, die mit den Zielen zur Verbesserung der Ablauforganisation und störungsfreien Auftragsdurchlauf wenig zu tun haben. Dabei werden dann viel Aufwand und Zeit zur „Bedienung“ der Software und Visualisierung der Prozesse investiert. Sicher macht die Visualisierung von End-to-End-Prozessen für die Prozessbewertung und -gestaltung Sinn, da der Mensch nun mal ein „Augentier“ ist und über 80% seiner Informationen über die Augen erfasst. Oft wird aber bei dieser Methode die Erfassung wichtiger Daten „Vergessen“ oder nicht mit den eigentlichen Zielen abgeglichen. Der mögliche Handlungsbedarf und Nutzen der Prozessgestaltung fallen dann sehr gering aus.

Der zweite Weg ist ohne Software-Unterstützung mittels Brown-Paper-Methode zu gliedern und zu visualisieren. Bei der „Schritt-für-Schritt-Analyse“ des Prozesses werden auch schon die ersten die Potenziale transparent. Einer der häufigsten Fehler ist aber, dass sich zu sehr auf das „Endprodukt“ des Prozesses konzentriert wird und bei der Potenzialanalyse wieder der Prozess als Ganzes beurteilt wird.
Die Datenquantität und vor allem die Datenqualität ist auch hier für eine spätere Prozessgestaltung oft unzureichend.

Wenn Sie versuchen, einen Prozess zu analysieren, sollten Sie also nicht den Fehler machen und sich auf das Softwaretool oder nur auf das Endprodukt zu konzentrieren.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern bei der Prozessanalyse

Zuerst sollten Sie sich über die Ziele Ihrer Analyse bewusst sein. Wenn Sie wissen, was Sie suchen, ist es leichter, es zu finden.
Nachdem Sie sich über die Ziele Ihrer Analyse informiert haben, sollten Sie die Daten sammeln, aus denen Ihre Analyse bestehen soll. Wenn möglich, sollten diese Daten quantitativ und qualitativ sein.

Wenn Sie Ihre Analyse fertiggestellt haben, sollten Sie sie noch einmal genau durchlesen und prüfen, ob alles richtig ist

Die meisten Menschen können keine Fehler finden! Das liegt daran, dass wir Menschen uns sehr gut anpassen können.
Wenn wir etwas oft genug tun, beginnen wir automatisch damit, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet jedoch auch, dass wir keine Ahnung haben, ob unsere Entscheidungen richtig oder falsch sind!
Wenn wir also den Prozess Schritt für Schritt analysieren und nach Fehlern suchen, könnten wir tatsächlich in einer Endlosschleife landen – ohne zu wissen warum!

Es kann sein, dass Sie beim Sammeln von Daten etwas vergessen haben oder dass Ihr Blickwinkel falsch war. Sie können dies nur durch die Anwendung von Checklisten feststellen.

Denken Sie immer daran: Checklisten sind Maximalvarianten! Ergänzen Sie bitte nur die Daten, die Sie für die Bewertung bzw. Weiterbearbeitung auch benötigen.

Bitte geben Sie Ihren Namen und Ihre Email-Adresse an, damit wir Ihnen persönlich und natürlich kostenfrei die Checklisten für die Prozessanalyse zusenden können: